[エンジニア英語] アクションアイテムの書き方

結論：アクション事項は「アクションオーナー＋To OO」でリストアップする

会議の後は、宿題事項をアクションアイテム(A/I, AR事項)としてまとめて、出席者に配信することが重要です。（当たり前）

例えば以下のようなアクションがあった場合、

英語で書くとすれば、

みたいな感じが良いです。

内容によっては誰がフォローするアクションか分かりにくいケースもあるかと思いますが、これで、

誰が、何をするか、一目でわかりますね。

To〜は、未来に向かったイメージがありますので、これから行うアクションであることを示しています。

フォローアップの時に便利なので、アクション番号を、あとは忘れずに期日を入れましょう。

(A/I#1) Engineering team to review the feasibility of the required specification. (Due: Feb. 21 ’23)
(A/I#2) Sales team to provide our official response for the revised delivery schedule. (Due: Feb. 19 ’23)

例えば、改善レポートなどで、主語が明らかに自社にあるような場合は、頭のアクションオーナーは省略しても良いでしょう。

また、完了している項目がある場合にはステータスを記載すると、現在のアクションに対する状況も見えるので良いでしょう。

#	Item	Status	Due
1	To review the feasibility of the required specification	Under review	Feb.21 ’23
2	To provide the revised delivery schedule	Done	—

私が入社間もない頃に上司が言っていたことですが、会議に出席させてその議事録を書かせれば、その人がどれだけ内容を理解しているかわかる、という話をされていました。

実際には、議事録を作成するスキル・自分の理解した内容を他の人にわかるよう文章に起こしてまとめるスキルも要りますが、少なくとも中身を理解していなければ書けないわけで、１つ良いバロメーターになると思います。

特に、母国語でない英語での会議においては、後から言った言わないの水掛論とならないよう、記録として議事録を残すことがビジネスの現場では求められます。

また、話を聞いていて何となくわかったつもりでも、いざ議事録を書こうと思って、あれ？これど言うことだろう、と気づいて再度確認しようとなるケースもあります。その場で聞けよ、と思われることは恐れずに、ちゃんと後追いでもひとつひとつ確認する習慣を身につけましょう。聞かぬは一生の恥ですから。

たかが議事録、されど議事録。まずはきっちり要点を押さえた議事録が書けるようになることを目指してみましょう。

では。